RGPD : maîtriser la conformité dans votre cabinet comptable

Les cabinets comptables manipulent chaque jour une grande quantité de données sensibles. Or, une erreur dans la gestion de ces informations peut entraîner des sanctions financières ou nuire à la réputation du cabinet.

Entre les obligations légales, les demandes clients et les outils numériques, il devient difficile de garder le contrôle sur la conformité RGPD au quotidien.

Un logiciel de gestion interne conforme au RGPD vous aide à centraliser, sécuriser et tracer toutes les données personnelles, sans alourdir votre organisation.

• Le RGPD concerne toutes les données clients, collaborateurs, fournisseurs traitées par le cabinet.

• Chaque cabinet doit désigner un responsable du traitement et documenter ses processus internes.

• Une traçabilité claire est exigée pour toute action effectuée sur des données personnelles.

• Le RGPD impose des droits aux personnes concernées : accès, rectification, suppression, portabilité.

• Des outils numériques permettent de gérer automatiquement les consentements, les durées de conservation et les violations de données.

Pas systématiquement. Mais un cabinet traitant un grand volume de données sensibles doit envisager cette désignation.

Non. Le stockage doit se faire sur des serveurs chiffrés et conformes au RGPD, idéalement hébergés en France ou en Europe.

Uniquement le temps nécessaire à la mission comptable, puis elles doivent être supprimées ou anonymisées.

Oui, sauf en cas d’obligations légales contraires (exemple : conservation fiscale ou sociale).

Les cabinets comptables sont tenus à une obligation de sécurité renforcée.
Ils doivent assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles.

Un logiciel de gestion interne permet de :

• Restreindre l’accès aux dossiers selon le profil utilisateur

• Tracer automatiquement toutes les modifications apportées aux données

• Conserver les preuves de consentement et de traitement

• Notifier les violations de données en quelques clics

Pour aller plus loin, découvrez comment Queoval Expert vous aide à piloter vos obligations réglementaires au quotidien :

Un cabinet basé à Lyon a reçu une demande client pour l’effacement de ses données.
Grâce au logiciel, le collaborateur a immédiatement :

• identifié les traitements concernés

• notifié le client

• déclenché la procédure d’effacement automatique

• généré une preuve d’action pour l’archivage RGPD

Résultat : demande traitée en moins de 30 minutes, sans rupture d’activité.

Utiliser le logiciel de gestion interne Queoval simplifie la mise en conformité RGPD au quotidien. En quelques clics, vous pouvez extraire les données personnelles d’un client pour répondre à une demande d’accès, ou les supprimer définitivement une fois la mission terminée.

La gestion fine des droits d’accès permet de limiter la consultation des données sensibles aux seuls collaborateurs concernés. Grâce à la connexion SSO, chaque utilisateur est identifié de manière sécurisée, sans mot de passe à retenir, réduisant ainsi les risques de faille humaine. Vous restez maître de vos données, sans surcharge administrative.

Chaque traitement doit être justifié et documenté.
Le simple envoi d’une fiche de paie par mail non sécurisé devient problématique.

Avec une solution adaptée :

• Les documents sensibles sont envoyés via un lien sécurisé

• Les accès sont contrôlés, même entre collaborateurs

• Les rétentions automatiques empêchent de dépasser les délais légaux

• Recenser tous les traitements de données personnelles effectués par le cabinet (clients, salariés, fournisseurs).

• Identifier le responsable de chaque traitement.

• Décrire la finalité, les données concernées, les destinataires et la durée de conservation.

• Mettre à jour ce registre dès qu’un nouveau traitement est mis en place ou modifié.

• Définir les profils utilisateurs dans votre logiciel de gestion interne (ex. : assistant comptable, associé, RH).

• Attribuer à chaque profil uniquement les droits nécessaires à sa mission.

• Tester les accès pour s'assurer qu'aucune donnée sensible n'est visible sans autorisation.

• Revoir régulièrement les accès, notamment lors de l’arrivée ou du départ de collaborateurs.

• Planifier un audit de sécurité interne tous les 6 à 12 mois.

• Vérifier les failles potentielles : mots de passe faibles, transferts de fichiers non sécurisés, accès non justifiés.

• Corriger rapidement les faiblesses détectées.

• Conserver un rapport d’audit pour chaque test réalisé.

• Organiser une formation de sensibilisation dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

• Prévoir des rappels annuels ou en cas d’évolution de la réglementation.

• Partager une checklist des bons réflexes (verrouillage de session, signalement d’un mail suspect, etc.).

• Documenter chaque session de formation (date, participants, contenu).

• Mettre en place un protocole clair en cas d’incident (perte, vol, piratage…).

• Désigner une personne en charge de la déclaration auprès de la CNIL (dans les 72h).

• Informer les personnes concernées si nécessaire.

• Archiver l'incident, les mesures prises et les actions correctives appliquées.

Un cabinet d’expertise comptable ne peut plus ignorer la conformité RGPD.
La bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’y consacrer vos soirées. Un logiciel de gestion interne pensé pour la comptabilité peut gérer cela à votre place, en continu.

Moins de risques, plus de sérénité.

Et si vous passiez à l'action dès aujourd’hui ?
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