La réforme de l'obligation de facturation électronique a profondément impacté les pratiques commerciales, obligeant les entreprises, y compris vous, les experts-comptables, à repenser leurs systèmes de gestion documentaire.
Au cœur de cette transformation se trouve la nécessité de mettre en place un système d'archivage efficace pour les factures électroniques. Dans cet article, nous explorerons en détail les aspects clés de l'archivage électronique des factures, en mettant l'accent sur les définitions, les avantages, le cadre légal et les étapes pour sa mise en place.
Garantir la conformité et la sécurité de vos factures électroniques
L'archivage électronique
L'archivage électronique ne se limite pas à une simple conservation de fichiers numériques. C'est un processus rigoureux impliquant la préservation à long terme de documents numériques, avec des méthodes spécifiques de collecte, d'organisation, de stockage et de récupération. Cela englobe non seulement le stockage des factures électroniques émises et reçues, mais aussi la garantie de leur intégrité et de leur accessibilité pour répondre aux exigences légales et opérationnelles.
L'importance de l'archivage des factures électroniques
• Sauvegarde : C’est un procédé de copie et de stockage des données sur un support distinct, garantissant la récupération des données en cas de défaillance du support d'origine.
• GED (Gestion Électronique de Documents) : Elle permet la gestion et la modification des documents de manière numérique, facilitant ainsi leur recherche, leur accès et leur partage.
• SAE (Système d'Archivage Électronique) : Ce système assure la conservation légale des données, garantissant leur intégrité, authenticité et traçabilité, idéal pour les documents à valeur légale ou nécessitant une conservation prolongée.
Chacune de ces solutions présente ses propres avantages et caractéristiques, permettant aux entreprises de choisir celle qui convient le mieux à leurs besoins spécifiques.
Quels sont les avantages de l'archivage électronique ?
Outre les aspects de conformité, l'archivage électronique vous offre une multitude d'avantages.
✅ Sécurité des données : Les factures électroniques sont stockées de manière sécurisée, protégées contre la perte, la corruption et les accès non autorisés.
✅ Contrôle d'accès : Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux factures électroniques, préservant ainsi leur confidentialité.
✅ Facilité de partage d'informations : Les systèmes d'archivage électronique simplifient le partage d'informations entre les parties concernées.
✅ Gain de temps et d'espace : L'archivage électronique réduit l'espace requis par rapport à l'archivage papier, ce qui économise du temps et de l'espace.
✅ Réduction des coûts : Elle réduit les coûts associés à l'impression, à l'envoi et à la conservation des factures papier.
Quelles sont les conformités et régulations à respecter ?
La conformité légale joue un rôle important dans l'archivage électronique des factures. En France, ce processus est encadré par des normes et réglementations spécifiques, conçues pour assurer leur conservation appropriée.
📖 Principes fondamentaux
L'article 289 du Code Général des Impôts établit trois principes fondamentaux pour l'archivage des factures électroniques : l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité.
• Authenticité : Ce critère certifie que la facture a été émise par l'entité déclarée et n'a pas été altérée. Cela implique une vérification minutieuse de l'identité de l'émetteur à travers diverses informations telles que le numéro SIRET, le Kbis, le numéro de TVA intracommunautaire, l'adresse, l'email, etc.
• Intégrité : Ce principe garantit que le contenu de la facture est resté inchangé depuis sa création. Il est essentiel de s'assurer qu'aucune modification n'a été apportée à la facture et que toutes les mentions légales obligatoires sont correctement incluses.
• Lisibilité : Il est primordial que la facture puisse être aisément lue et comprise par toute personne ou logiciel concerné. Il faut donc veiller à ce que la facture soit présentée de manière claire, accessible et non altérée.
⏱️Durée de conservation
Selon le Code du Commerce, les factures doivent être conservées pendant une période de 10 ans à partir de leur date d'émission. Cependant, le droit fiscal stipule une période de conservation de 6 ans. Ainsi, il est impératif de suivre la période de conservation la plus longue pour éviter tout litige juridique lors d'un contrôle.
📋 Règles de conservation
Enfin, conformément à l'article L102C du Livre des Procédures Fiscales, les factures électroniques doivent être stockées sur le territoire français ou dans un État membre de l'Union européenne, ou dans un pays ayant conclu une convention d'assistance mutuelle avec la France.
Comment mettre en place un système d’archivage électronique ?
La mise en place d'un système d'archivage électronique efficace nécessite une approche méthodique en plusieurs étapes.
1️⃣ Tout d'abord, il est essentiel de réaliser un état des lieux, en analysant les processus existants et en identifiant les besoins et les objectifs spécifiques de l'entreprise.
2️⃣ Ensuite, il convient de définir les processus, en établissant des règles de collecte, de stockage et de récupération des documents, ainsi que des mesures de sécurité appropriées.
3️⃣ Le choix des outils appropriés est également important, en tenant compte des besoins et des objectifs de l'entreprise.
4️⃣ Enfin, il est essentiel de suivre et d'optimiser régulièrement le système d'archivage électronique, en veillant à sa conformité aux règles et procédures établies, ainsi qu'à son efficacité opérationnelle.
🚩En bref !
L'archivage électronique des factures représente un élément essentiel de la gestion documentaire pour vous, experts-comptables. En adoptant les bonnes pratiques et en respectant les réglementations en vigueur, vous avez la possibilité non seulement d'assurer leur conformité légale, mais aussi de bénéficier de nombreux avantages en termes de sécurité, d'efficacité et de productivité. En investissant dans des solutions d'archivage électronique adaptées, vous pouvez ainsi relever les défis de la facturation électronique avec confiance et efficacité.