Parce qu’elle touche à la fois la trésorerie, la relation client et l’efficacité interne, la gestion des règlements est devenue un enjeu stratégique pour tous les cabinets comptables.
Ce guide présente les bonnes pratiques pour structurer ce processus, réduire les impayés et renforcer la visibilité financière de votre cabinet.
La gestion des règlements en 3 minutes
La gestion des règlements n’est pas qu’une tâche administrative : c’est un pilier du bon fonctionnement d’un cabinet comptable.
Entre factures à suivre, relances à effectuer et trésorerie à équilibrer, elle demande méthode, clarté et anticipation.
Définition : gestion des règlements, qu’est-ce que c’est ?
Concrètement, la gestion des règlements regroupe toutes les actions permettant de suivre, relancer et encaisser les paiements clients.
Elle couvre la facturation, le suivi des échéances, la relance des impayés et, le cas échéant, les actions de recouvrement.
C’est un ensemble d’étapes destinées à maintenir la santé financière du cabinet tout en préservant la relation client.
💡Astuce Queoval :
Formalisez une procédure interne simple (tableau de suivi, rappels planifiés, modèle de mails). En moyenne, les cabinets structurés réduisent leurs délais de paiement de 25 % en moins de 6 mois.
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Pourquoi les impayés sont un enjeu majeur pour les cabinets
Les retards de paiement concernent tous les cabinets, quelle que soit leur taille. Ils représentent un risque financier mais aussi une charge mentale importante pour les équipes.
Sans suivi rigoureux, les délais s’allongent, les relances s’enchaînent, et la trésorerie se tend.
Anticiper ces situations, c’est préserver la stabilité du cabinet et sa capacité à se projeter sereinement.
L’impact sur la trésorerie et l’organisation
Un seul client en retard, ce n’est pas grave. Dix, c’est déjà un problème.
Les encaissements différés créent des décalages de trésorerie et désorganisent la planification financière.
S’ajoute à cela le temps passé à relancer, souvent dans l’urgence, au détriment du conseil ou du développement commercial.
💡 Automatiser le suivi permet de réduire ces tensions et de libérer du temps utile pour vos missions principales.
Les défis des impayés pour les experts-comptables
Gérer les règlements, c’est aussi gérer l’humain : celui des clients et celui des collaborateurs.
Derrière chaque retard, il y a souvent un manque de communication, de méthode ou d’outil adapté.
Temps consacré au suivi manuel des factures
De nombreux cabinets utilisent encore des fichiers Excel et des relances manuelles.
Cette organisation, souvent héritée des débuts et habitudes du cabinet, devient vite un frein.
Les oublis, doublons et erreurs de saisie s’accumulent, rendant la visibilité sur les encaissements floue.
Un système structuré, avec des relances planifiées et des suivis clairs, apporte un gain d’efficacité immédiat.
💡 Astuce Queoval :
Si chaque collaborateur gère plus de 40 clients, un simple automatisme de relance peut économiser jusqu’à 3 heures par semaine.
Impact sur les relations clients
Relancer un client, c’est parfois inconfortable. La crainte d’être trop insistant ou mal perçu freine certaines relances.
Pourtant, une relance bien formulée, dans le bon timing, renforce souvent la confiance : elle montre que le cabinet est organisé, attentif et professionnel.
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Conséquences sur la productivité du cabinet
Une mauvaise gestion des règlements impacte toute l’organisation :
- Perte de temps.
- Stress.
- Priorités mal définies.
Les collaborateurs jonglent entre relances, suivis et dossiers clients, au détriment des missions à forte valeur ajoutée.
Repenser le processus, c’est retrouver du temps utile et remettre le conseil au cœur du métier.
Processus optimal de gestion des règlements en cabinet
Mettre en place un processus efficace, c’est construire une routine fluide et cohérente : prévenir, suivre, relancer, clôturer.
Prévention en amont : conditions et facturation
La prévention commence dès la lettre de mission.
Préciser les conditions de paiement, les délais et les modalités dès le départ réduit fortement le risque d’impayés.
Une facturation régulière et claire donne le ton d’une relation transparente.
Suivi proactif des échéances
Un bon suivi repose sur la régularité.
Mieux vaut relancer un peu trop tôt que trop tard.
Un tableau de bord partagé permet d’avoir une vision continue des règlements à venir et des retards en cours.
💡 Astuce Queoval
Utilisez un code couleur (vert, orange, rouge) pour visualiser instantanément les clients à relancer. Simple, mais redoutablement efficace.
Gestion des impayés : relances graduelles
La relance est un art. Trop directe, elle agace. Trop timide, elle passe inaperçue.
L’approche graduelle reste la plus efficace :
1 - Premier rappel bienveillant quelques jours après l’échéance.
2 - Deuxième relance plus explicite, en proposant un contact direct.
3 - Dernier message avant recours externe.
Cette méthode, claire et respectueuse, sécurise les paiements sans abîmer la relation client.
Actions de recouvrement en dernier recours
Quand le dialogue ne suffit plus, le recouvrement devient inévitable.
Agir avec rigueur et diplomatie est essentiel : formaliser la procédure, informer le client, et s’appuyer sur des partenaires fiables.
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Outils et méthodes de relance efficaces
Une relance efficace, ce n’est pas seulement un rappel de paiement.C’est un message structuré, personnalisé et envoyé au bon moment.
Types de relances selon le profil client
Tous les clients ne réagissent pas de la même façon :
- Un artisan appréciera une relance directe et conviviale.
- Une PME préférera un message plus formalisé.
Adapter le ton et le contenu selon le profil renforce la crédibilité du cabinet.
Choisir les bons canaux de communication
L’email reste la norme, mais ne suffit pas toujours.
Un SMS, un appel ou un message via l’espace client peuvent débloquer certaines situations. L’idée n’est pas de multiplier les canaux, mais de choisir le plus pertinent selon le client.
Timing et fréquence des relances
Trop rapprochées, les relances deviennent intrusives. Trop espacées, elles perdent en efficacité.
Un rythme régulier, basé sur les échéances réelles, permet d’obtenir des paiements sans générer de tension.
Le bon moment pour relancer ? Souvent 2 jours après l’échéance, ni avant (trop tôt), ni après (trop tard).
Indicateurs de performance et suivi
Mesurer, c’est comprendre.
Le suivi des règlements repose autant sur la rigueur quotidienne que sur l’analyse dans le temps.
KPIs essentiels de suivi des règlements
Les indicateurs les plus utiles pour piloter votre gestion sont :
- Taux de factures payées dans les délais
- DSO (Days Sales Outstanding)
- Nombre moyen de relances avant paiement
- Évolution du volume d’impayés
Ces données offrent une vision claire de la performance du processus et des marges d’amélioration.
Tableaux de bord et analyse des tendances
Un tableau de bord bien conçu est un outil de pilotage, pas seulement de suivi.
Il aide à repérer les récurrences, anticiper les retards et prendre des décisions factuelles.
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Reporting clients et bonnes pratiques
Partager un reporting clair et régulier avec vos clients favorise une culture du paiement à temps.C’est aussi une marque de professionnalisme et de transparence.
💡 Notre conseil :
Montrez à vos clients l’impact de leurs paiements sur la santé de leur entreprise : c’est un levier efficace pour les responsabiliser.
Questions fréquentes sur la gestion des règlements
Le suivi des règlements soulève souvent des interrogations précises.
Voici quatre questions fréquemment posées par les cabinets :
Comment harmoniser les pratiques de relance dans un cabinet comptable ?
Créez une politique commune (délais, ton, procédures). Cela évite les incohérences entre collaborateurs.
Quels signes annoncent un risque d’impayé pour le cabinet ?
Retards répétés, promesses non tenues, absence de réponse. Ces signaux doivent déclencher un suivi prioritaire.
Comment impliquer les équipes dans le suivi des règlements ?
Mettez en place des indicateurs partagés et des rappels automatisés : l’efficacité devient collective.
Quand faut-il envisager le recours à un service de recouvrement ?
Dès qu’un client reste muet après trois relances amiables, pour préserver la relation commerciale.
Évolution vers une gestion modernisée
La gestion des règlements n’est plus un simple suivi administratif.
Dans un contexte où les cabinets comptables doivent faire plus avec moins, elle devient un levier stratégique : gain de productivité, amélioration du conseil client et pilotage global de la rentabilité.
Cette transformation passe par trois évolutions majeures :
Digitalisation du processus de recouvrement
Les cabinets passent progressivement du suivi manuel à une gestion digitale et connectée.
Cette transition change tout :
- Les relances sont automatisées, personnalisées et traçables.
- Les encaissements sont visibles en temps réel.
- Les échanges clients sont centralisés dans un seul espace.
Résultat : un cabinet plus réactif, des équipes moins sollicitées, et une trésorerie prévisible.
Exemple concret :
Un cabinet de 12 collaborateurs a remplacé ses tableurs partagés par une solution centralisée. En trois mois, les relances manuelles ont chuté de 80 % et le taux de paiement à échéance a progressé de 25 %.
Une posture renouvelée du cabinet comptable
La gestion des règlements permet aux experts-comptables de sortir du rôle d’exécutant pour devenir de véritables partenaires financiers.
En maîtrisant les flux de paiement de leurs clients, ils peuvent :
- Identifier les tensions de trésorerie.
- Anticiper les besoins de financement.
- Accompagner la stratégie de développement.
C’est une valeur ajoutée tangible pour le client, qui perçoit son cabinet non plus comme un prestataire, mais comme un acteur clé de sa stabilité économique.
Vers une gestion plus humaine et data-driven
L’avenir de la profession repose sur l’équilibre entre automatisation intelligente et relation humaine.
Les données issues des règlements permettent d’anticiper les comportements, d’ajuster les stratégies de relance et de nourrir les conseils futurs.
Mais au cœur de ces processus, la dimension relationnelle reste essentielle : chaque relance, chaque échange contribue à bâtir une relation durable.
Les cabinets qui modernisent leur gestion des règlements gagnent bien plus qu’un outil : Ils transforment leur manière de travailler, renforcent la confiance de leurs clients et dégagent du temps pour le conseil.
👉 Découvrez comment Queoval Expert vous aide à franchir ce cap dès aujourd’hui.
Automatisez, anticipez, pilotez : la gestion des règlements devient enfin simple, fluide et stratégique.
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